Hatalı ürünün fark edilmesi, yanlış sevkiyatın önlendiği anlamına gelmez. Ürün kenara ayrılmış olsa bile stok ekranında serbest görünüyorsa başka bir çalışan onu siparişe ayırabilir. Uygunsuz ürün takibinin amacı, fiziksel ürün ile sistemdeki miktar ve kullanım kararının aynı durumu göstermesidir.
Sorun çoğu zaman hatayı bulmak değil, ürünün akışını durdurmaktır
Fiziksel ayırma, stok blokajı, lot veya seri bağlantısı ve yetkili serbest bırakma birlikte çalışmalıdır. Kontrol bekleyen ürün kesin hatalı olmayabilir; ancak kabul kararı verilene kadar sevkiyata uygun olduğu da varsayılamaz.
Uygunsuz Ürün Nedir? Kontrol Bekleyen Stoktan Farkı Ne?
Uygunsuz ürün, tanımlanmış bir gereği karşılamadığı belirlenen üründür. Ölçünün tolerans dışında olması, yanlış malzeme, eksik işlem, yüzey kusuru veya müşterinin onayladığı numuneden farklılık buna örnektir. Değerlendirme kişisel beğeniye değil; şartname, sipariş koşulu veya kabul ölçütüne dayanmalıdır.
Kontrol bekleyen ürünün sonucu henüz belli değildir. Bu iki durum ayrı kaydedilebilir, ancak ikisi de karar tamamlanmadan serbest stok gibi kullanılmamalıdır. Kontrollerin üretimin hangi aşamalarında kurulacağı için üretimde kalite kontrol noktaları rehberini inceleyin; burada hata bulunduktan sonraki ürün akışını ele alıyoruz.
Hatalı Ürün Sevkiyata Hangi Noktalardan Karışır?
Ürün kırmızı kutuda, stok hâlâ serbest
Muhtemel neden: Fiziksel ayırma yapılmış; ancak aynı miktar sistemde kullanılabilir kalmıştır.
İlk müdahale: İlgili ürün, lot ve miktarı doğrulayın. Fiziksel konumla birlikte kullanılabilirlik durumunu da güncelleyin; mevcut rezervasyon ve toplama işlerini kontrol edin.
Kalite sonucu var, hangi koliye ait olduğu yok
Muhtemel neden: Kontrol kaydı ürün koduna bağlıdır; etkilenen lot, seri veya koli ayrımı eksiktir.
İlk müdahale: Şüpheli kapsamı belirleyene kadar ilgili miktarı bekletin. Kontrol sonucunu aynı etiket ve stok hareketiyle eşleştirin.
Tamir bitti deniyor, yeniden kontrol yapılmamış
Muhtemel neden: İşlemin tamamlanması, ürünün şartnameyi karşıladığına dair kabul kararı yerine kullanılmıştır.
İlk müdahale: Tamir edilen miktarı kontrol bekleyen durumda tutun. Sonuç ve yetkili onay olmadan serbest stoka döndürmeyin.
Müşteriden dönen ürün doğrudan satış rafında
Muhtemel neden: İade kabulü ile kalite kabulü aynı işlem sayılmıştır.
İlk müdahale: İadeyi ayrı kayıt ve konumla alın. Orijinal sevkiyatla bağlantı kurup inceleme sonrası kullanım kararı verin.
Acil siparişte blokaj elle kaldırılıyor
Muhtemel neden: Sevkiyat baskısı nedeniyle karar yetkisi ve istisna kaydı atlanmaktadır.
İlk müdahale: Gerekçe, kapsam ve yetkili karar olmadan engeli kaldırmayın. Gerekli müşteri veya teknik onayları ayrıca belgeleyin.
Vardiya değişince bekleyen ürün unutuluyor
Muhtemel neden: Sorumlu, son işlem ve sonraki karar zamanı görünür değildir.
İlk müdahale: Açık uygunsuzlukları miktar, konum, sorumlu ve beklenen kararla vardiya devrine dâhil edin.
Karantina Alanı ile Stok Blokajı Aynı Şey Değildir
Karantina, inceleme veya karar bekleyen ürünün kontrollü biçimde ayrıldığı konumdur. Stok blokajı ise belirlenen miktarın rezervasyon, üretim tüketimi, transfer veya sevkiyat gibi işlemlerde kullanımını sınırlayan sistem kontrolüdür. Ayrı rafın bulunması, yazılımın bu miktarı otomatik dışladığını kanıtlamaz.
Kullanılan yazılım konum, stok durumu veya başka bir kısıt üzerinden çalışabilir. Önemli olan sonuçtur: bekleyen miktar yeni sevkiyata ayrılmamalı, daha önce açılmış toplama işi de bu değişikliği dikkate almalıdır. Bir iş başlamışsa durum değişikliğinin nasıl uygulanacağı kullanılan sisteme göre değişir; açık işin yetkili biçimde durdurulması veya yeniden düzenlenmesi gerekebilir.
Barkod doğru ürün kodunu okusa bile kalite kararı eksikse yanlış sevkiyatı önleyemez. Etiket; ürün, lot veya seri, miktar, konum ve uygunsuzluk kaydını birlikte doğrulamalıdır. Kayıt zincirini kurmak için parti ve lot takibi rehberini kullanabilirsiniz.
Örnek: Depoda 200 Adet Var, Sevk Edilebilir Miktar 160
Yöntemi göstermek için hazırlanmış bu senaryoda bir üretici, 200 adet metal parçayı kontrol eder. Tamamı incelenmiş; 160 adet uygun bulunup kabul edilmiş, 40 adet yüzey kusuru nedeniyle ayrılmıştır. Başka rezervasyon veya hareket yoktur. Müşteri siparişi 180 adettir. Hatanın kapsamı henüz kesinleşmemiş olsaydı yalnız 40 adedi ayırmak yerine şüpheli partinin kapsamı da değerlendirilmeliydi.
200 adet
Depoda bulunur; tamamı sevke uygun değildir.
160 adet
İlk durumda siparişe ayrılabilecek miktar.
40 adet
Karar ve yeniden kontrol olmadan sevk edilemez.
Sistem yalnız toplam 200 adedi gösterip kalite durumunu ayırmıyorsa 180 adetlik sipariş karşılanabilir sanılır. Oysa ilk aşamada 20 adet eksik vardır. Eksik miktar için yeni üretim, uygun başka parti veya müşterinin kabul ettiği kısmi teslim seçeneği değerlendirilir; 40 adetlik blokaj sırf sipariş yetişsin diye kaldırılmaz.
- 1. Karar: 40 adedin 30'u için onaylı yeniden işleme, 10'u için hurda kararı verilir. Miktarlar aynı uygunsuzluk kaydıyla bağlantılı tutulur.
- 2. Yeniden kontrol: İşlem yapılan 30 adet, tanımlı ölçütlerle kontrol edilir. Tamirin tamamlanması tek başına blokajı kaldırmaz.
- 3. Serbest bırakma: 30 adedin tamamı uygun bulunur ve yetkili onay kaydedilir. Sevk edilebilir miktar 160 + 30 = 190 adede çıkar; 10 adet hurdanın çıkışı kaydedilir.
- 4. Sevkiyat: Güncel kayıt ve fiziksel ürün doğrulanarak 180 adet gönderilir. Kalan 10 adet uygun stok ve 10 adet hurda çıkışıyla, başlangıçtaki 200 adedin hareketi açıklanabilir.
Bu örneğin sonucu her partiye uygulanamaz. Yeniden işlenen ürün kabul ölçütünü karşılamazsa serbest miktara eklenmez. Kontrol yöntemi, kapsamı ve yetkisi ürünün riski ile müşteri şartlarına göre belirlenmelidir.
Uygunsuzluk Bulunduktan Sonra Hangi Kararlar Verilir?
Temel akış şöyledir: uygunsuzluğu kaydet → şüpheli miktarı fiziksel ve sistemsel olarak ayır → yetkili kullanım kararı ver → ilgili işlemi uygula. Tamir veya yeniden işleme kolunda yeniden kontrol ve yetkili serbest bırakma gerekir; iade ve hurda kolları ise belgeli stok çıkışıyla kapanır.
Yeniden işleme veya tamir
Yapılacak işlem, sorumlu ve yeniden kontrol ölçütü kaydedilir. İşlem bittiğinde ürün otomatik olarak sevke uygun sayılmaz.
Tedarikçiye iade
İade kararı ve belgesi etkilenen miktarla eşleştirilir. Ürün tedarikçiye fiilen çıkana kadar konumu ve sevkiyat kısıtı korunur.
Hurda veya imha
Yetkili karar ve stok çıkışı kayda bağlanır. Ürün yalnız etiket değiştirilerek raflarda bırakılmaz; mali kayıt ve gerekiyorsa özel imha koşulları ayrıca yürütülür.
Şartlı kabul
Sadece izin verilen koşullarda, gerekli teknik ve müşteri onaylarıyla değerlendirilir. Kullanım sınırı, miktar ve karar kaydedilir; güvenlik ve mevzuat gerekleri göz ardı edilemez.
Depo çalışanı fiziksel ayırmayı ve hareket kaydını yapabilir; ancak kabul kararının kim tarafından verileceği yazılı olmalıdır. Kalite, üretim ve teknik sorumluların yetkileri birbirinin yerine varsayılmamalıdır. Ürün yeniden uygun bulunmuşsa hangi miktarın, hangi sonuçla, kim tarafından ve ne zaman serbest bırakıldığı görülebilmelidir.
Müşteri İadesi Neden Ayrı Başlangıç Durumudur?
Üretimde bulunan uygunsuzluk iş emri ve ilgili partiyle başlar. Müşteri iadesinde ise orijinal sipariş, sevkiyat, iade nedeni ve mümkünse lot veya seri bilgisi gerekir. İadenin teslim alınması, ürünün kalite bakımından yeniden kabul edildiği anlamına gelmez.
Ambalajı açılmış, kullanım geçmişi belirsiz veya taşımada hasar görmüş ürün inceleme bekler. Satılabilir, tamir edilebilir, tedarikçiye dönecek veya hurdaya ayrılacak miktarlar karar sonrası ayrılır. Müşteriye para iadesi ya da kredi kaydı verilmesi de fiziksel ürünün stokta serbest bırakılmasıyla aynı karar değildir.
Sevkiyattan Önce Kaydın Tamamlandığını Nasıl Anlarsınız?
Uygunsuzluk kaydı; ürün kodu, lot veya seri, miktar ve birim, bulunduğu konum, hata tanımı, dayanak ölçüt, sorumlu, karar, işlem sonucu ve onay bilgilerini birlikte taşımalıdır. Fotoğraf yardımcı kanıttır; miktar ve karar kaydının yerine geçmez.
- Toplama listesi yalnız kabul edilmiş ve siparişe ayrılabilir miktarı gösteriyor mu?
- Kontrol edilen lot veya koli ile sevk edilecek ürünün etiketi aynı mı?
- Blokajdan önce açılmış rezervasyon, toplama ve sevk belgeleri yeniden kontrol edildi mi?
- Serbest bırakma onayı yalnız uygun bulunan miktarı mı kapsıyor?
- Karantinadaki bakiye, iade ve hurda hareketleri açıklanabiliyor mu?
Eksik kayıt; acil yeniden kontrol, ikinci taşıma, yeniden paketleme, iade ve teslim gecikmesi doğurabilir. Bu maliyetler uygunsuzluk kaydına bağlandığında sorunun işletmeye etkisi daha görünür olur. Tekrarlayan hatalarda yalnız ürünü düzeltmekle yetinmeyin; 5 Neden analizi rehberiyle hatayı üreten ve sevkiyata kaçıran nedenleri ayrı inceleyin.
Sık Sorulan Sorular
Hatalı ürünü ayrı rafa koymak yeterli mi?
Hayır. Sistem aynı miktarı kullanılabilir göstermeye devam ediyorsa rezervasyon veya toplama yapılabilir. Fiziksel konum ve işlem kısıtı birlikte doğrulanmalıdır.
Tamir edilmiş ürün hemen sevk edilebilir mi?
Tamir kaydı tek başına yeterli değildir. Tanımlı yeniden kontrol sonucu ve yetkili serbest bırakma kararı gerekir.
Bir numune hatalıysa yalnız numune mi ayrılır?
Otomatik olarak hayır. Örnekleme planı, hata türü ve etkilenen parti kapsamı değerlendirilir. Sadece numuneyi ayırıp kalanını uygun kabul etmek yanlış olabilir.
Barkod sistemi yanlış sevkiyatı tamamen önler mi?
Barkod kimlik doğrulamaya yardımcı olur. Yanlış durum, eksik lot bağlantısı veya yetkisiz blokaj kaldırma varsa tek başına yeterli değildir.
Stokta bulunmak ile kullanıma uygun olmak farklıdır
Microsoft'un kalite ve uygunsuzluk yönetimi, stok durumları ve stok blokajı dokümanları kontrol kaydı, miktar ve kullanım kısıtı ayrımına örnek verir. Bu yazı işletmeye uyarlanacak bir problem analizi sunar; adı geçen sistemin ekranları veya işleyişi Korgün ürünlerinde aynı biçimde var kabul edilmemelidir.
Üretim emri ve ürün kayıtlarının kapsamını Korgün Cloud ERP’nin üretim takip programı sayfasında inceleyebilirsiniz. Karantina, açık toplama işlerinin durdurulması ve serbest bırakma yetkileri için işletmenizin örneğini demo sırasında ayrıca doğrulayın.
Hangi ürünün neden beklediğini birlikte görün
Üretim, depo ve sevkiyat arasındaki kontrol noktalarını gerçek bir uygunsuzluk örneğiyle değerlendirin. Hangi kaydın hangi işlemi durdurması gerektiğini ihtiyaç analizinde netleştirin.