Satın alma ihtiyacını kontrol etmek, MRP ekranında görünen miktarı doğrudan siparişe çevirmekten önce stok, tarih ve mevcut alım kayıtlarının aynı ihtiyacı doğru temsil ettiğini doğrulamaktır. Depoda malzeme bulunması onun kullanılabilir olduğu anlamına gelmez. Açık sipariş bulunması da malzemenin üretime zamanında yetişeceğini göstermez.
Öneriyi, Karşılayacağı İhtiyaçla Birlikte İnceleyin
İhtiyaç kaydını ve tarihini doğrulayın. Kullanılabilir stoğu, zamanında gelecek açık sipariş bakiyesini ve mevcut talepleri kontrol edin. Miktar veya tarih değişiyorsa planı yeniden değerlendirin; ardından onaylı kaydı satın alma siparişine dönüştürün. Tedarikçi teyidi gelmeden yalnız sipariş açılmış olmasına dayanarak üretim tarihini kesinleştirmeyin.
MRP Önerisi, Satın Alma Talebi ve Sipariş Aynı Şey mi?
MRP önerisi
Planın ve tanımlı parametrelerin ürettiği alım veya tarih değişikliği önerisidir. İncelenmesi gereken bir plan çıktısıdır.
Satın alma talebi
İşletme içinde alım ihtiyacının, sorumlusunun ve onayının izlendiği kayıttır. Tek başına tedarikçi teslim teyidi değildir.
Satın alma siparişi
Tedarikçiye iletilecek miktar, fiyat, teslim yeri ve tarihinin tanımlandığı belgedir. Teyit ve gerçekleşme ayrıca izlenir.
Bu adların ve onay sırasının kullanılan sisteme göre karşılığı değişebilir. Önemli olan öneri, iç talep ve tedarikçi siparişi arasındaki bağın korunmasıdır. MRP'nin net malzeme ihtiyacını nasıl bulduğunu öğrenmek için MRP rehberini inceleyin; burada hesap sonrası satın alma kontrolünü ele alıyoruz.
Satın Alma İhtiyacı Yedi Adımda Nasıl Kontrol Edilir?
-
01
Önerinin hangi ihtiyacı karşıladığını bulun
Sorumlu: Planlamacı
Malzeme kodunu, varyantı, ölçü birimini, üretim veya müşteri siparişini ve ihtiyaç tarihini birlikte inceleyin. Öneri eski bir üretim planından geliyorsa alımı başlatmadan planı güncelleyin.
Beklenen çıktı: İhtiyaç kaydı ve güncel plan sürümü belli.
-
02
Kullanılabilir stoğu doğrulayın
Sorumlu: Depo ve kalite sorumlusu
Fiziksel miktardan başka işe ayrılmış, kalite bekleyen veya kullanımı engellenmiş miktarı ayırın. Başka depodaki malzeme için transfer ve kullanılabilir olma tarihini kontrol edin.
Beklenen çıktı: Bu ihtiyaca ayrılabilecek miktar ve tarih belli.
-
03
Açık siparişin kalan miktarını ve tarihini kontrol edin
Sorumlu: Satın alma sorumlusu
Siparişin ilk miktarını değil, teslim alınmamış bakiyesini inceleyin. Tedarikçi teyidi, nakliye ve giriş kalite süresi sonrasında malzemenin ne zaman kullanılabilir olacağını belirleyin.
Beklenen çıktı: Zamanında karşılayacak tedarik ile geç kalacak tedarik ayrı.
-
04
Mevcut taleple mükerrerliği önleyin
Sorumlu: Planlamacı ve satın alma sorumlusu
Aynı malzeme, ihtiyaç, depo ve tarih için daha önce açılmış talep veya sipariş var mı kontrol edin. Talebi siparişle bağlantılı izleyin; talep ile ondan oluşan siparişi iki ayrı tedarik gibi saymayın.
Beklenen çıktı: Yeni alımın hangi kayıt üzerinden ilerleyeceği belli.
-
05
Minimum alım ve paket miktarını değerlendirin
Sorumlu: Satın alma sorumlusu
Eksik miktarı tedarikçinin minimum siparişi ve paket katıyla karşılaştırın. Fazladan alınacak miktar için sonraki ihtiyaç, raf ömrü, depolama ve bütçe etkisini inceleyin.
Beklenen çıktı: İhtiyaç miktarı ile önerilen sipariş miktarı arasındaki fark açıklanmış.
-
06
Değişikliği kaydedip planı yeniden kontrol edin
Sorumlu: Planlamacı ve yetkili onaylayan
Öne çekilen sipariş, stok durumu değişikliği veya revize ihtiyaç sisteme işlendiğinde planı yeniden değerlendirin. Miktar, tarih ve ilave stok kararını işletmenin yetki sınırlarına göre onaylatın.
Beklenen çıktı: Güncel öneri ve gerekçeli onay kaydı var.
-
07
Siparişi açıp tedarikçi teyidini alın
Sorumlu: Satın alma sorumlusu
Onaylanan miktar, birim, fiyat koşulları, teslim yeri ve tarihiyle siparişi oluşturun. Tedarikçinin teyidini kaydedin; sonraki değişiklikleri üretim planıyla paylaşın.
Beklenen çıktı: Talep, sipariş ve ihtiyaç kaydı birbirine bağlı.
Örnek: Açık Sipariş Var, Ama Üretime Geç Kalıyor
Bir üretici 26 Ekim'de kullanılmak üzere 1.000 kg malzemeye ihtiyaç duyuyor. Aşağıdaki miktarlar yöntemi göstermek için hazırlanmış örnek kayıtlardır. Başka tüketim, güvenlik stoku ihtiyacı veya transfer olmadığı; tüm miktarların aynı malzeme ve birimde olduğu varsayılmıştır. Kalite bekleyen miktarın bu tarihe kadar serbest bırakılacağı henüz doğrulanmamıştır.
Aynı malzeme, kalite standardı ve depo için gereken miktar.
150 kg başka işe rezerve, 150 kg kalite bekliyor; kullanılabilir miktar 300 kg.
Mevcut teslim teyidi 29 Ekim. Bu haliyle 26 Ekim ihtiyacını karşılamıyor.
Aynı ihtiyaç için açılmış; henüz siparişe dönüşmemiş bir talep.
Depodaki 600 kg'nin yalnız 300 kg'si bu iş için kullanılabilir. 29 Ekim'de gelecek 400 kg ise üç gün geçtir. Bu koşullarda MRP, 26 Ekim için 700 kg ek tedarik önerebilir. Ancak satın alma ekibi bu öneriyi yeni bir 700 kg siparişe çevirmeden önce mevcut 400 kg siparişin öne çekilip çekilemeyeceğini sorar.
700 kg için alım önerisi
Geç sipariş, 26 Ekim'deki açığı kapatmıyor. Yalnız toplam stok ve sipariş miktarına bakmak ihtiyacın karşılandığını düşündürebilir.
Kalan ihtiyaç 300 kg
Tedarikçi 400 kg için 22 Ekim teslimini teyit eder; kalite ekibi 23 Ekim'de kontrolü tamamlayabileceklerini belirtir. Plan bu yeni tarihlerle güncellenir.
Öne çekilen siparişin zamanında kullanılabilir olması koşuluyla 300 kg serbest stok ve 400 kg açık sipariş, ihtiyacın 700 kg'sini karşılar. Kalan 300 kg için zaten bir talep vardır. Satın alma ekibi bu talebi aynı ihtiyaçla eşleştirir; ayrıca ikinci bir 300 kg talep açmaz. Teslim veya kalite kabulü gerçekleşmezse planın yeniden değerlendirilmesi gerekir.
Minimum Sipariş 500 kg İse Ne Yapılır?
Kalan ihtiyaç 300 kg, seçilen tedarikçinin minimum alımı 500 kg olsun. Aradaki 200 kg otomatik olarak gerekli stok sayılmaz. Satın alma, daha düşük minimum miktarlı alternatif tedarikçiyi veya uygun bir transferi değerlendirebilir. 500 kg alınacaksa fazla miktarın sonraki kullanımı ve bütçe etkisi onaylanmalıdır.
Örnekteki onaylı karar
Planlamacı sonraki hafta için ek 200 kg ihtiyacı doğrular. Yetkili kişi bu ihtiyacı ve alım koşullarını değerlendirip 500 kg siparişi onaylar. Mevcut 300 kg talep, gerekçe ve yeni ihtiyaç bağlantısıyla 500 kg'ye revize edilir; 22 Ekim teslim ve 23 Ekim kullanılabilir olma hedefi siparişe yazılır.
300 kg mevcut kullanılabilir stok + 400 kg öne çekilen sipariş + 500 kg yeni sipariş = 1.200 kg. Bunun 1.000 kg'si 26 Ekim üretimine, 200 kg'si doğrulanan sonraki ihtiyaca ayrılır. Rezerve ve kalite bekleyen toplam 300 kg bu hesaba dâhil değildir.
Sonraki 200 kg ihtiyaç doğrulanamıyorsa bu senaryodaki 500 kg kararını kopyalamayın. Minimum miktarı kabul etmek yerine tedarik ve üretim seçeneklerini yeniden değerlendirin. Teslimatın fiilen ne kadar güvenilir olduğunu görmek için tedarikçi performansı rehberini kullanabilirsiniz.
Siparişe Çevirmeden Önce Son Kontrol
İhtiyaç bağlantısı
Hangi üretim veya müşteri siparişi için alım yapıldığı belli mi?
Miktar ve birim
Kod, kalite, varyant ve kg/adet/paket dönüşümü doğru mu?
Stok durumu
Rezerve ve kalite bekleyen miktarlar kullanılabilir stoktan ayrıldı mı?
Açık sipariş
Kalan miktar, teyitli teslim ve kullanılabilir olma tarihi güncel mi?
Mükerrer kayıt
Aynı ihtiyaç için açılmış talep veya siparişle bağlantı kuruldu mu?
Yetkili onay
Fazla miktar, tarih değişikliği ve bütçe farkının gerekçesi onaylandı mı?
Satın alma kontrolü sipariş açılınca bitmez. Tedarikçi teyidi değiştiğinde ihtiyaç tarihini, kısmi teslimleri ve kalite kabulünü tekrar izleyin. Satın alma kararını yalnız fiyat üzerinden vermemek için satın alma yönetimi rehberindeki teslimat, kalite ve tedarikçi değerlendirme başlıklarını da inceleyin.
Sık Sorulan Sorular
MRP önerisi doğrudan siparişe çevrilir mi?
Sistem otomatik dönüşüm sağlayabilir; ancak stok, tarih, tedarikçi ve yetki koşullarının doğru kurulması gerekir. İnceleme gerektiren öneriler, kontrol ve onay tamamlanmadan kesin siparişe dönüştürülmemelidir.
Kalite bekleyen malzeme kullanılabilir stok mudur?
Henüz uygunluğu ve serbest bırakma zamanı doğrulanmadıysa kullanılabilir sayılmaz. Kabul kararı sisteme işlendiğinde planın ilgili miktarı nasıl değerlendirdiği kontrol edilmelidir.
Açık sipariş varken neden yeni alım önerilir?
Kalan miktar yetersiz, teslim tarihi geç, depo veya varyant farklı olabilir. Önce önerinin bağlı olduğu ihtiyacı ve mevcut siparişin koşullarını karşılaştırın.
Mevcut satın alma talebi eksik miktardan düşülür mü?
Talep tek başına teslimat değildir. Kullanılan sistem talebi plan kapsamına alabiliyorsa bağlantı ve durumunu kontrol edin; aynı talebi ve ondan oluşan siparişi iki kez tedarik olarak saymayın.
Plan Çıktısı ile Kesin Sipariş Arasındaki Kontrol
Microsoft'un planlı sipariş yönetimi, talep ve tedarik bağlantıları ve stok durumları dokümanları plan, sipariş ve kullanılabilir stok ayrımını açıklar. Bu yazı işletmeye uyarlanacak bir kontrol akışı sunar; ekran adları ve otomatik işlemler kullanılan ERP kurulumuna göre değişebilir.
İhtiyaç, onay ve tedarikçi siparişini birlikte izleyin
Sipariş, onay, sevkiyat ve fatura kayıtlarının kapsamını KG Tedarik sayfasında inceleyin; işletmenizin kontrol noktalarıyla karşılaştırın.