Sistem kaydı
Doğru ürün, ölçü birimi, depo ve lokasyona işlenmiş giriş, çıkış ve transferler.
ERP Rehberleri
Depo ve stok kontrol rehberi
Stok Yönetimi ve Stok Sayımı Süreci Nasıl Kurulur?
Güvenilir stok bilgisi, ürün kartı ve depo tanımlarının doğru tutulmasına, her giriş-çıkışın zamanında kaydedilmesine ve fiziksel sayım farklarının kontrollü biçimde kapatılmasına bağlıdır. Bu rehber, stok kayıt düzenini sayım öncesinden onaylı düzeltmeye kadar kurmak için pratik bir kontrol akışı sunar.
Stok kontrol döngüsü
Kayıt, fiziksel miktar ve düzeltmeyi aynı akışta buluşturun
Fiziksel sayım
Belirlenen kesim zamanı ve kapsam için depoda gerçekten bulunan, kullanılabilir ve bloke miktarlar.
İncelenmiş düzeltme
Farkın nedeni araştırıldıktan ve yetkili onayı alındıktan sonra belgeyle işlenen stok düzeltmesi.
Sayım öncesi hazırlık
Sayım başlamadan önce depo düzenini netleştirin
Kapsam ve konum
- Sayılacak depo, raf/lokasyon ve ürün gruplarını belirleyin.
- Karantina, kalite blokajı, konsinye ve emanet stokları ayırın.
- Ürün kodu, barkod, varyant ve ölçü birimi eşleşmesini kontrol edin.
Hareket kesim zamanı
Sayım sırasında depo hareketleri devam edecekse, hangi saatten önceki hareketlerin sayım bakiyesine dahil olduğunu belirleyin. Giriş, çıkış ve transferleri sayım ekibiyle depo kayıt sorumlusunun aynı zaman sınırına göre işlemesini sağlayın.
Açık transfer veya henüz sisteme işlenmemiş mal kabulü, miktarı doğru olsa bile fark varmış gibi gösterebilir.
Sayım ve mutabakat
Sayım farkını doğrudan düzeltmeden önce araştırın
- 1
Sayım listesini ve görevlileri belirleyin
Sayım alanlarını ve sorumluları tanımlayın. Kör sayım yöntemi kullanılıyorsa sayım yapan kişiye sistem miktarını göstermeyin.
- 2
Fiziksel miktarı ve durumu kaydedin
Sayım zamanı, ürün/lokasyon, ölçü birimi ve stok durumu bilgisini birlikte kaydedin. Hasarlı veya bloke miktarı kullanılabilir stokla birleştirmeyin.
- 3
Sistem hareketleriyle mutabakat yapın
Sayım kesiminden sonraki giriş, çıkış ve transferleri ayırın; kayıt hatası, yanlış lokasyon veya birim dönüşümü ihtimalini inceleyin.
- 4
Gerekirse tekrar sayım ve onay alın
Kritik veya açıklanamayan farkları ikinci sayımla doğrulayın. Farkın nedenini ve düzeltme yetkilisini kayıt altına alın.
- 5
Onaylı düzeltmeyi belgeleyin
Yalnızca incelenip onaylanmış farkları uygun stok düzeltme hareketiyle işleyin; sayım belgesi ve açıklamayı saklayın.
- 6
Tekrarlayan farkları kaynakta azaltın
Aynı ürün, depo veya işlem türünde yinelenen farklar için mal kabul, toplama, transfer ve kayıt adımlarındaki kontrolü gözden geçirin.
Örnek fark incelemesi
Sistemde var, rafta bulunamıyor
Bir ürünün fiziksel sayımı sistem bakiyesinden düşük çıktığında önce yakın lokasyon, açık toplama işi, sevk bekleyen sipariş ve işlenmemiş transfer kontrol edilir. Fark sürüyorsa ikinci sayım yapılır; neden ve yetkili onayından sonra düzeltme belgesi oluşturulur.
Kontrol sırası
1Ürün kodu, varyant ve ölçü birimi
2Depo, raf ve komşu lokasyon
3Açık mal kabul, toplama ve sevkiyat
4Transferin kaynak ve hedef depo kayıtları
5Tekrar sayım, neden ve düzeltme onayı
Süreklilik
Stok doğruluğunu yalnızca yıl sonu sayımına bırakmayın
İşletme, ürün kritikliğine ve hareket yoğunluğuna göre döngüsel sayım takvimi kurabilir. Hangi ürünlerin ne sıklıkta sayılacağına ilişkin kuralı belirleyin; tekrar eden farklarda sayım sıklığını ve süreç kontrolünü yeniden değerlendirin.
Kritik stok
Üretimi veya müşteri teslimini durdurabilecek malzemeler.
Hareketli stok
Sık giriş-çıkış nedeniyle kayıt hatası birikme ihtimali yüksek ürünler.
Farkı yinelenen stok
Önceki sayımlarda fark çıkan ve süreç incelemesi gereken ürünler.
Sık sorulan sorular
Stok sayım farkı çıkarsa ne yapılmalıdır?
Farkı hemen düzeltme fişine çevirmeden önce ürün kodu, depo ve lokasyon, ölçü birimi, açık hareketler ve sayım kapsamını doğrulayın. Tekrar sayım veya sorumlu onayı gerekiyorsa farkı açıklamasıyla bekletin; onaylanan düzeltmeyi izlenebilir belgeyle işleyin.
Sayım sırasında stok hareketleri durdurulmalı mı?
Bu, sayım yöntemine ve operasyonun devam etme zorunluluğuna bağlıdır. Hareketler durdurulamıyorsa kesim zamanı belirleyin ve sayım süresindeki giriş/çıkışları ayrı kaydedip sayım miktarıyla doğru tarihte uzlaştırın.
Depolar arası transfer sayım farkını etkiler mi?
Evet. Transferin çıkış ve giriş taraflarının farklı zamanlarda kaydedilmesi, aynı miktarın yanlışlıkla eksik veya fazla görünmesine yol açabilir. Transfer belgesinin iki depo ayağının ve hareket zamanının tamamlandığını kontrol edin.
Sayım düzeltmesini kim onaylamalıdır?
Onay yetkisi farkın büyüklüğü, ürünün niteliği ve şirketin görev ayrılığı kurallarına göre belirlenmelidir. Sayımı yapan kişiyle farkı onaylayanın mümkün olduğunda farklı olması kontrol gücünü artırır.