Stok sayımı, depodaki fiziksel ürünleri sistem kayıtlarıyla karşılaştırmak ve farkın nedenini doğrulamak için yapılan kontrollü envanter çalışmasıdır. Doğru sayım yalnız kutuları sayıp ekrandaki miktarı değiştirmek değildir. Konum, ürün, varyant, ölçü birimi, lot, seri ve açık hareketler birlikte kontrol edilmeden sayım farkının gerçek kaynağı bulunamaz.
Stok Sayımının Amacı Yalnız Bakiyeyi Eşitlemek Değildir
Gerçek miktarı doğrular
Ürünün hangi depoda, rafta ve stok durumunda bulunduğunu fiziksel olarak gösterir.
Hatalı süreci bulur
Eksik belge, yanlış raf, birim dönüşümü veya hareket zamanlaması gibi kayıt sorunlarını görünür kılar.
Tekrarını önler
Farka neden olan işlem düzeltilirse sonraki sipariş, üretim ve sevkiyat kararları güvenilir stokla yürütülür.
Stok Sayımından Önce Neler Hazırlanmalı?
Sayım günü başlayan hazırlık geç kalmış hazırlıktır. Etiketsiz ürünleri, açık belgeleri ve karışık rafları sayım ekibine bırakmak süreyi uzatır; bulunan farkın fiziksel mi yoksa kayıt kaynaklı mı olduğunu belirsizleştirir.
Sayım alanı belli mi?
Depo, bölge, koridor, raf ve göz adresleri sayım listesinde açıkça ayrılmalıdır.
Açık belgeler kontrol edildi mi?
Henüz tamamlanmamış giriş, çıkış, transfer, iade ve üretim hareketleri sayım anındaki bakiyeyi etkiler.
Ürünler ayrıştırıldı mı?
Karışık ürün, etiketsiz kutu, hasarlı malzeme ve kalite bekleyen stok sayımdan önce ayrı konumlarda tanımlanmalıdır.
Ölçü birimi net mi?
Adet, kutu, koli, kilogram, metre ve paket dönüşümleri sayım ekibine bırakılmamalıdır.
Görevler ayrıldı mı?
Sayan, kaydeden, ikinci sayımı yapan ve farkı onaylayan kişilerin sorumlulukları önceden belirlenmelidir.
Hareket kuralı belirlendi mi?
Sayım sırasında hareketler durdurulmalı veya bölge, saat ve belge numarasıyla kontrollü şekilde ayrıştırılmalıdır.
Stok Sayımı Nasıl Yapılır?
Hazırla
Sayılacak depo, bölge, raf ve ürün kapsamını belirleyin. Açık mal kabul, sevkiyat, transfer, üretim sarfı ve iade belgelerini kontrol edin.
Say
Sayım ekibi raf adresini, ürün kodunu, varyantı, ölçü birimini ve varsa lot veya seri numarasını fiziksel üründen doğrulasın.
Doğrula
Fark çıkan konumu başka bir çalışanla yeniden sayın. İlk sonuca bakarak aynı rakamı tekrar yazmak yerine bağımsız ikinci sayım yapın.
Farkı araştır
Yan raf, yanlış birim, açık belge, eksik sarf, iade, kalite blokesi ve zamanlama farkını hareket kayıtlarıyla inceleyin.
Kapat
Gerçek neden ve dayanak belge belirlendikten sonra yetkili onayıyla düzeltme yapın; tekrarını önleyecek işlem sahibini ve aksiyonu kaydedin.
Sayım Ekibi Sistem Miktarını Görmeli mi?
Kör sayımda çalışan, sistemin beklediği miktarı görmeden fiziksel sonucu girer. Böylece ekrandaki rakamı doğrulama eğilimi azalır. Raf adresi, ürün kodu ve sayılması gereken boyutlar gösterilebilir; beklenen miktar ise ilk sayım tamamlanana kadar gizli tutulur.
Fark oluşursa sistem miktarı, ilk sayım ve bağımsız ikinci sayım yetkili kişi tarafından birlikte değerlendirilir. Kör sayım tek başına yeterli değildir; hareket kontrolü ve ikinci doğrulama yine gereklidir.
Stok Sayım Farkı Neden Oluşur?
Yanlış raf veya depo
Ürün fiziksel olarak vardır; ancak başka adrese bırakılmış ya da transferi sisteme işlenmemiştir.
Açık veya geç belge
Mal kabul, sevkiyat, üretim sarfı, iade ya da transfer fiziksel hareketten sonra kaydedilmiştir.
Ürün ve varyant karışıklığı
Benzer ürün kodu, renk, beden, ölçü veya kalite sınıfı yanlış stok kartında sayılmıştır.
Ölçü birimi hatası
Bir koli adet olarak, kilogramlık malzeme paket olarak veya dönüşüm katsayısı yanlış kullanılarak kaydedilmiştir.
Lot ve seri eşleşme hatası
Toplam miktar doğru olsa bile ürün yanlış lotta veya farklı seri numarası altında görünmektedir.
Hasar, fire veya kayıp
Kullanılamaz duruma gelen stok ayrılmamış, üretim firesi bildirilmemiş veya fiziksel kaybın nedeni kayda alınmamıştır.
A-03-02 Rafındaki 7 Adet Fark Nasıl Kapatıldı?
Sistem aynı rafta 128 adet gösterirken kör sayım ve bağımsız ikinci sayım 121 adet sonucunu verdi. Bakiye doğrudan 121'e düşürülmedi; ürün hareketi ve çevre konumlar araştırıldı.
A-03-02 rafındaki kayıtlı miktar.
Başka çalışan aynı fiziksel sonucu doğruladı.
5 adet kalite alanına taşınmış, 2 adet üretimde tüketilmişti.
Kalite transferi ve üretim sarfı kaydedilince raf bakiyesi 121 oldu.
Ders: Farkın tamamını “sayım eksiği” olarak kapatmak, kalite alanındaki 5 ürünü ve üretimdeki eksik sarfı görünmez bırakacaktı.
Yıllık Sayım mı, Döngüsel Sayım mı?
Belirli tarihte kapsamlı doğrulama
Depodaki tüm kapsam belirli bir kapanış tarihinde sayılır. Mali dönem veya yönetim doğrulaması için bütün resmi gösterir; ancak farkın aylar önce hangi işlemde oluştuğunu bulmak zor olabilir.
Yıl içine yayılan düzenli kontrol
Seçilen ürün veya konumlar belirlenen sıklıkta sayılır. Değerli, hızlı hareket eden veya geçmişte sık fark veren kalemler daha yakından izlenebilir ve hata kaynağı daha erken bulunabilir.
İki yöntem birbirinin alternatifi olmak zorunda değildir. İşletme, dönemsel tam sayımı sürdürürken riskli ürün ve konumları döngüsel sayımla yıl boyunca kontrol edebilir. Hangi ürünlerin daha sık sayılacağını belirlerken ürün değeri ve hareket yoğunluğu için ABC analizi rehberinden yararlanılabilir; sayım sıklığı yalnız ABC sınıfına göre değil, fark geçmişi ve operasyon riskiyle birlikte belirlenmelidir.
Sayım Kaydında Hangi Bilgiler Bulunmalı?
Konum
Depo, bölge, raf ve göz adresi.
Ürün kimliği
Stok kodu, varyant, ölçü birimi, lot veya seri.
Sayım bilgisi
Sayan kişi, tarih, saat ve kullanılan cihaz.
Sonuç
İlk sayım, ikinci sayım ve doğrulanan fiziksel miktar.
Fark açıklaması
Neden kodu, açıklama ve ilgili hareket belgesi.
Kapanış
Düzeltme belgesi, onaylayan kişi ve önleyici aksiyon.
Sayım sonucu yalnız ürün kartında toplam miktar olarak tutulursa yanlış raf, bloke stok, lot ve seri farkı görünmez. Depoda var göründüğü hâlde bulunamayan ürünlerin diğer nedenlerini depo stok farkı rehberinde; kayıt hatalarının ürün maliyetine etkisini kontrolsüz stok ve maliyet yazısında inceleyebilirsiniz.
Stok Sayımında Sık Yapılan Hatalar
Sistem miktarını sayım ekibine göstermek
Beklenen miktarı gören çalışan eksik kutuyu aramak yerine ekrandaki rakamı doğrulamaya eğilim gösterebilir.
Sayım sırasında kontrolsüz hareket yapmak
Aynı ürün sayımdan önce veya sonra taşınırsa iki kez sayılabilir ya da hiç sayılmayabilir.
Farkı araştırmadan stok düzeltmek
Ekran bakiyesi düzelir; fakat açık belge, yanlış raf veya hatalı süreç yerinde kaldığı için fark tekrar oluşur.
Yalnız toplam miktara bakmak
Toplam doğru görünürken depo, raf, varyant, lot, seri veya stok durumu yanlış olabilir.
İkinci sayımı aynı yöntemle tekrarlamak
Aynı kişi, aynı liste ve aynı varsayımla yapılan kontrol ilk hatayı yeniden üretebilir.
Sayımı yılda bir güne bırakmak
Farkın hangi hareketten doğduğu aylar sonra bulunamaz; depo uzun süre güvenilmeyen bakiye ile çalışır.
Sık Sorulan Sorular
Sayım sırasında depo tamamen kapatılmalı mı?
Tam sayımda hareketleri durdurmak en açık yöntemdir. Operasyon duramıyorsa sayılan bölgeler, hareket saatleri ve belge numaraları kesin biçimde ayrılmalı; sayım anı öncesi ve sonrası hareketler karışmamalıdır.
Sayım farkı hangi tarihle kaydedilmelidir?
Fiziksel sayımın ve ilgili hareketlerin ait olduğu dönem dikkate alınmalıdır. Muhasebe ve vergi etkisi bulunan kapanışlarda şirketin mali müşaviriyle ve ilgili mevzuatla birlikte değerlendirme yapılmalıdır.
Barkod kullanmak sayım farkını bitirir mi?
Hayır. Barkod yanlış ürün seçimini ve manuel girişi azaltabilir; ancak fiziksel hareket okutulmazsa, yanlış raf kullanılırsa veya açık belge kalırsa fark yine oluşur.
Döngüsel sayım ne sıklıkta yapılmalı?
Tek bir doğru sıklık yoktur. Ürün değeri, hareket yoğunluğu, kritikliği, önceki farklar ve sayım maliyetine göre ürün veya konum bazında dönem belirlenmelidir.
Farkı Sayın, İnceleyin ve Yetkiyle Kapatın
Microsoft'un depo yönetimi dokümantasyonu döngüsel sayımı; sayım işinin oluşturulması, fiziksel sayımın yapılması ve farkların incelenerek çözülmesi adımlarıyla ele alır. SAP dokümantasyonu da hızlı hareket eden kalemlerin daha sık sayılabildiği döngüsel yöntem ile dönemsel tam sayımı ayrı yöntemler olarak tanımlar.
Sayım farklarının muhasebe, vergi ve dönem kapanışı etkileri işletmenin kayıt düzenine göre değişebilir; mali sonuç doğuran düzeltmeler yetkili finans ekibi ve mali müşavirle değerlendirilmelidir.
Sayım işlerini depo, raf, ürün ve onay kayıtlarıyla yönetin
Adres bazlı sayım, barkodlu doğrulama, stok hareketi ve fark inceleme ihtiyaçlarınızı KG WMS kapsamında değerlendirin.