Ticari kapsam
Ürün, miktar, fiyat ve para birimi
ERP Rehberleri
Tedarik ve sipariş süreci
Satın Alma Siparişi Nasıl Yönetilir?
Satın alma siparişi, tedarikçiye hangi ürün veya hizmetin hangi miktar, fiyat ve teslim koşullarıyla alınacağını bildirir. Sipariş yönetimi; onaylı alım kararının doğru belgeye dönüşmesini, tedarikçi teyidinin alınmasını ve teslimatın açık bakiye kapanana kadar izlenmesini sağlar.
Tedarik taahhüdü
Tedarikçi teyidi ve termin
Gerçekleşme
Mal kabul ve açık sipariş bakiyesi
Sipariş belgesi
Tedarikçinin uygulayacağı koşulları açıkça yazın
Sipariş satırındaki bilgiler, satın alma ekibi ile tedarikçinin aynı ürünü ve aynı teslim beklentisini konuşmasını sağlar. Muğlak açıklamalar mal kabulde ve fatura kontrolünde uyuşmazlık yaratabilir.
Ürün ve şartname
Kod, açıklama, teknik özellik, varyant ve gerekiyorsa kalite standardı.
Miktar ve birim
Sipariş edilen net miktar, ölçü birimi ve paket dönüşümü.
Fiyat ve para birimi
Birim fiyat, iskonto, vergi uygulaması ve toplam tutarın dayanağı.
Teslim ve ödeme
Teslim yeri, istenen tarih, ödeme vadesi ve taşıma koşulları.
Sipariş yaşam döngüsü
Sipariş açıldıktan sonra hangi kayıtlar izlenir?
Sipariş kapsamını kesinleştirin
Onaylı talep satırını veya satın alma kararını; ürün kodu, açıklama, teknik şartname, varyant ve ölçü birimiyle eşleştirin. Talep miktarı ile sipariş miktarı farklıysa farkın nedenini kaydedin.
Tedarikçi ve ticari koşulları kaydedin
Tedarikçi, birim fiyat, para birimi, iskonto, vergi, ödeme koşulu, teslim yeri ve taşıma sorumluluğunu sipariş üzerinde açıkça belirtin. Fiyat teklifiyle sipariş koşullarının aynı kapsamda olduğundan emin olun.
Termin ve teyidi izleyin
İstenen teslim tarihi ile tedarikçinin teyit ettiği tarihi ayrı tutun. Siparişin gönderildiğini, tedarikçinin kabul ettiğini ve sevkiyat bilgisini ilgili kayıtlarla ilişkilendirin; teyitsiz tarihi kesin termin gibi kullanmayın.
Revizyonları ve iptalleri kayıt altına alın
Miktar, fiyat, tarih veya teknik şart değiştiğinde revizyon tarihi, önceki değer, yeni değer ve onaylayan kişiyi koruyun. Tedarikçiye iletilen son sürümün hangisi olduğu belli olsun.
Teslimatı sipariş bakiyesiyle karşılaştırın
Mal kabul edilen miktarı sipariş miktarından düşerek açık bakiyeyi güncelleyin. Kısmi teslimat, eksik/fazla miktar, kalite bekleyen ürün ve kalan terminleri ayrı izleyin; sipariş tamamen karşılanmadan kapatmayın.
Kısmi teslimat örneği
Teslim alınan miktar, sipariş bakiyesini azaltır
Tedarikçiye 500 adet sipariş verildiğini ve iki ayrı sevkiyatta 300 ile 150 adet teslim alındığını düşünün. Her teslimat kendi mal kabul kaydıyla sipariş satırına bağlanır. Böylece kabul edilen 450 adet, kalite bekleyen miktar ve kalan 50 adet ayrı ayrı görülebilir. Kalan miktarın teslim tarihi için tedarikçiden yeni teyit alınır.
Sipariş miktarı
Açık500adet sipariş
3001. teslim
1502. teslim
50Kalan
Örnek miktarlardır. Kalite kontrolünde reddedilen veya bloke edilen miktarlar kullanılabilir kabul edilen miktardan ayrıca izlenmelidir.
İstenen tarih ile teyitli tarihi ayırın
Üretim veya sevkiyat planında tedarikçinin teyit vermediği tarihi kesin kabul etmeyin. Gecikme varsa yeni termin ve etkilenebilecek ihtiyaçları değerlendirin.
Değişiklik geçmişini koruyun
Fiyat, miktar, tarih ve şart değişikliklerinde önceki sipariş sürümünü, onayı ve tedarikçiye gönderilen son belgeyi ilişkilendirin.
Mal kabul ile siparişi eşleştirin
Gelen miktarı, birimi, kalite sonucunu ve sipariş bakiyesini kontrol edin. Fatura kontrolünde de sipariş ve mal kabul kayıtları arasındaki farkı görünür tutun.
Satın alma siparişleri hakkında sık sorulanlar
Satın alma siparişi ne zaman kesinleşir?
Siparişin işletme içinde onaylanması, belgenin tedarikçiye gönderilmesi ve tedarikçi teyidi farklı durumlardır. Her aşamanın tarihi ve sorumlusu kaydedilmeli; tedarikçinin miktar ve termin kabulü ayrıca izlenmelidir.
Kısmi teslimatta sipariş nasıl takip edilir?
Her mal kabul kaydını ilgili sipariş satırına bağlayın. Gelen miktar, kabul veya kalite durumu ve kalan sipariş bakiyesi görünür olmalı; bakiye için yeni teslim tarihi gerekiyorsa teyit edin.
Sipariş miktarı sonradan değişirse ne yapılır?
Önceki sürümü silmeden değişikliği gerekçesi ve onayıyla kaydedin. Yeni miktar ve teslim tarihi tedarikçiyle teyit edilmeli; ilişkili satın alma talebi, stok planı ve ihtiyaç kaydı da güncellenmelidir.
Sipariş kaydı mal kabul yerine geçer mi?
Hayır. Sipariş, tedarik edilecek koşulları bildirir. Mal kabul, fiilen gelen ürünün miktar ve uygunluk kontrolü sonrasında ayrı bir kayıt olarak yapılır.