01
Sipariş paylaşılır
Tedarikçi kendi şirketine ait onaylı sipariş ve satırları görür.
ERP Rehberleri
Tedarikçi iş birliği
Tedarikçi Portalı Nedir ve Nasıl Yönetilir?
Tedarikçi portalı, satın alma sürecinde iki şirketin aynı sipariş ve teslimat bilgisi üzerinde kontrollü biçimde çalışmasını sağlar. İşe yarayan bir portal için tedarikçi erişimi, şirket içi onay ve ana ERP kaydı arasındaki sınırlar baştan belirlenmelidir.
Tedarikçi çalışma alanı
Sipariş #PO-2481
Sipariş satırları
Tedarikçi görüntüler
Termin yanıtı
Tedarikçi öneri iletir
Sipariş değişikliği
Alıcı onaylar
Tedarikçi bildirimi, şirket içi kabul ve onay tamamlanana kadar ana ERP kaydını kendiliğinden değiştirmez.
Ortak iş akışı
Sipariş bildirimi ile teslimat kaydını aynı sürece alın
Portal, e-posta ve telefonla yürüyen bilgi alışverişini siparişe bağlı, görev sahibi ve durumu belli bir akışa dönüştürür. Her adımda tedarikçinin ilettiği bilgi ile alıcı şirketin onayladığı kayıt birbirinden ayrılmalıdır.
02
Teyit veya değişiklik bildirilir
Miktar, sevk planı veya termin yanıtı portalda iletilir; farklılık alıcıya iş olarak düşer.
03
Teslimat ve belge bilgisi girilir
Sevk, irsaliye veya ilgili belge referansı kaynak siparişle ilişkilendirilir.
04
İç ekip gözden geçirir
Satın alma, depo veya kalite sorumlusu bilgiyi kontrol edip kabul, düzeltme veya takip kararı verir.
Erişim ve roller
Her kullanıcı yalnızca işi için gereken kaydı görsün
Tedarikçi hesabını doğru firmaya bağlayın; kullanıcıları kişisel hesapla davet edin ve görevine uygun rol atayın. Başka tedarikçilerin siparişlerine erişim, banka/cari hassas bilgileri ve şirket içi onay ekranları tedarikçi rolüne açılmamalıdır.
Paylaşımlı hesap kullanmayın
Kişi bazlı kullanıcı hesabı ve işlem geçmişi, sipariş yanıtının kim tarafından iletildiğini bulmayı kolaylaştırır. Görev veya iş ilişkisi sona erdiğinde erişim hemen kapatılmalıdır.
Tedarikçi kullanıcısı
Kendi şirketine açılmış siparişleri ve ilgili görevleri görür; teyit ve teslimat bilgisi iletir.
Satın alma sorumlusu
Tedarikçi yanıtını inceler; sipariş değişikliği, termin veya fiyat istisnasını onay akışına alır.
Depo / kalite ekibi
Gerçek teslim miktarını ve uygunluk sonucunu mal kabul sürecinde doğrular.
Portal yöneticisi
Kullanıcı daveti, firma ilişkilendirmesi, rol, erişim süresi ve hesap kapatmayı yönetir.
Devreye alma
Önce küçük bir tedarikçi grubuyla pilot yapın
Tedarikçilerin farklı teknik imkânları ve iş yapış biçimleri olabilir. Portalı tüm ağa açmadan önce gerçek sipariş ve teslimat senaryolarını sınırlı bir grupla deneyip hata ve destek akışını netleştirin.
1. Firma ve kullanıcıları eşleştirin
Tedarikçi kodu, davet e-postası, yetkili kişi ve erişim rolünü doğrulayın.
2. Basit bir sipariş akışını deneyin
Siparişin görülmesi, teyit verilmesi ve teslimat yanıtının doğru kayda bağlanmasını kontrol edin.
Pilot kabul ölçütü
Sipariş teyidi, değişiklik onayı, teslimat ve hesap erişimi uçtan uca doğru çalışıyor mu?
3. İstisnaları prova edin
Kısmi teslim, termin değişikliği, yanlış miktar ve portal erişim sorunu için sorumlu belirleyin.
4. Yaygınlaştırın ve gözden geçirin
Destek kanalını, eğitim bilgisini ve tedarikçi kullanıcı listesini güncel tutun.
Veri sorumluluğu
Tedarikçi yanıtı ile şirket onayını ayrı durumlarda tutun
Portalda iletilen yeni termin, miktar, fiyat veya belge bilgisi önce tedarikçinin beyanıdır. Satın alma, depo, kalite veya finans yetkilisi gerekli kontrolleri yapıp kabul ettiğinde ana sipariş ya da ilgili kayıt güncellenmelidir. Böylece bildirim, onaylanmış değişiklik gibi algılanmaz.
Kaynak sipariş
Onaylı miktar, fiyat ve teslim koşulları ana kayıtta korunur.
Tedarikçi yanıtı
Teyit, öneri veya istisna ayrı bir durum ve tarih ile kaydedilir.
İç değerlendirme
Farkın sahibi, onay yetkisi ve karar notu belirlenir.
Sonuç ve bildirim
Kabul edilen değişiklik ana kayda işlenir ve tedarikçiye sonucu iletilir.
Portalın işleyişini izleyin
Başarıyı yalnızca giriş sayısıyla ölçmeyin
Portal kullanımı; doğru sipariş teyidi, güncel teslimat bilgisi ve çözülen istisnalarla değer üretir. Verisi eksik tedarikçileri iyi/kötü diye sıralamadan önce ölçütün ve kayıt kapsamının tüm tedarikçiler için aynı olduğundan emin olun.
Teyit yanıt süresi
Sipariş bildiriminden tedarikçi yanıtına kadar geçen süre.
Termin uyumu
Teyit edilen tarih ile gerçekleşen teslim arasındaki fark.
Sipariş karşılama
İstenen miktar ile kabul edilen teslim miktarının ilişkisi.
Açık istisnalar
Çözüm bekleyen miktar, belge, kalite veya termin konusu.
Tedarikçi portalı hakkında sık sorulanlar
Tedarikçi portalı nedir?
Tedarikçi ile alıcı şirket arasında sipariş, teyit, teslimat ve ilgili belge bilgisinin kontrollü biçimde paylaşıldığı çevrim içi çalışma alanıdır. Portal, tarafların kullandığı iç ERP kayıtlarının veya şirket onaylarının yerine geçmez.
Tedarikçi portalda siparişi değiştirebilir mi?
Portal tedarikçiye teyit veya değişiklik talebi gönderme alanı sunabilir. Bu bilgi alıcı şirket tarafından incelenip yetkili onayından geçmeden siparişin resmî miktarını, fiyatını veya terminini değiştirmiş sayılmamalıdır.
Tedarikçi portalı ERP’nin yerini alır mı?
Genellikle hayır. Portal, tedarikçiyle ortak çalışmayı sağlar; stok, muhasebe, satın alma ve sipariş ana kayıtları işletmenin kendi kurumsal sisteminde yönetilmeye devam eder. Hangi verinin hangi sistemde esas kayıt olduğu entegrasyon tasarımında belirlenmelidir.
Tedarikçi kullanıcılarının erişimi nasıl kapatılır?
İş ilişkisi veya kullanıcının görevi sona erdiğinde hesabı kapatın, davetleri ve rol atamalarını gözden geçirin, şirket erişim listesini güncel tutun. Ortak kullanıcı hesabı yerine kişi bazında erişim verin ki işlem geçmişi sorumluya bağlanabilsin.