Satış ve satın alma
Fatura, iade ve ödeme koşullarından oluşan işlem verisi.
ERP Rehberleri
Finansal kayıt düzeni
Genel Muhasebe Yönetimi Nasıl Yapılır?
Genel muhasebe, işletmenin farklı süreçlerinden gelen finansal kayıtları ortak hesap planında bir araya getirir. Düzenli bir iş akışı; doğru döneme, hesaba ve kaynağa bağlı fişlerin incelenmesini, onaylanmasını ve raporlanmasını sağlar.
Fiş kontrol paneliİncelemede
Kaynak belge
Adım 01
Hesap eşlemesi
Adım 02
Yetkili kontrol
Adım 03
Kayıt tamamlanmadan önce belge, hesap ve dönem birlikte kontrol edilir.
Hesap planı
Raporların temelini oluşturan hesap yapısını kurun
Ana hesaplar ve alt hesaplar işletmenin ihtiyaç duyduğu ayrıntı seviyesini sağlamalıdır. Gereken departman, proje veya şube kırılımlarını hesap planına aşırı sayıda hesap eklemeden ayrıca tanımlamak raporların daha yönetilebilir olmasına yardımcı olabilir.
Hesap ağacı örneği
Hesap planı
100 · Ana hesap grubu
100.01 · Alt hesap
Rapor için gereken anlamlı kırılım
100.02 · Alt hesap
Ayrı izlenmesi gereken başka bir kapsam
Kodlar yalnızca yapıyı göstermek için örnektir; işletmenin onaylı hesap planının yerine geçmez.
Kayıt kaynakları
Fişler farklı modüllerden ve yetkili girişiyle gelebilir
Hangi modülün hangi kaydı oluşturduğu ve hangi hesaplara aktardığı önceden tanımlanmalıdır. Aktarım hatası durumunda kaynağı bulmak ve kontrollü yeniden işlemek mümkün olmalıdır.
Stok ve üretim
Stok değeri, sarf, üretim ve ilgili dönem hareketleri.
Banka ve kasa
Tahsilat, ödeme ve hesap ekstresi hareketleri.
Diğer kayıtlar
Yetkili kullanıcıların dayanak belgeyle girdiği fişler ve düzeltmeler.
Muhasebe fişi
Her fişin neyi kaydettiği anlaşılır olmalı
Fiş tarihi, mali dönem, açıklama, hesap kodları, tutarlar ve dayanak belge birlikte okunabilmelidir. Otomatik oluşan fişte de kaynak işlem numarası ve aktarım durumu korunursa kayıt incelenebilir ve mükerrer aktarım riski azaltılabilir.
Fiş inceleme akışı
- 1Kaynak belgeyi ve işlemin amacını tanıyın.
- 2Hesap eşlemesini, tarih ve dönemi kontrol edin.
- 3Gerekli boyutları ve onayları tamamlayın.
- 4Kaydedin; rapor ve kaynak modül toplamlarıyla karşılaştırın.
Dönem kontrolü
Dönem kapanışını tek bir kontrol anına bırakmayın
Ay veya mali yıl kapanışına yaklaşırken eksik entegrasyonları ve bekleyen fişleri daha erken görün. Kayıt kapsamı ve onaylar tamamlandığında dönem yetkili kullanıcı tarafından kapatılabilir; sonradan gereken düzeltmeler geçmişi silmeden izlenebilir şekilde yapılmalıdır.
Kapsam
Doğru şirket, mali yıl/dönem ve işlem tarihi seçildi mi?
Hesap ve boyut
Hesap kodu, cari bağlantısı, departman veya proje bilgisi doğru mu?
Belge ve tekrar
Fişin dayanağı var mı; aynı kaynak hareket daha önce aktarılmış mı?
Onay ve kayıt
Gerekli inceleme tamamlandı mı; fiş doğru statüde mi?
Mizan ve hesap bakiyesi
Hesap bazında hareket ve bakiye görünümünü, seçilen dönem ve raporlama boyutlarıyla inceleyin.
Finansal raporlar
Raporların doğru çıkması; hesap eşlemesi, dönem, kayıtların eksiksizliği ve işletme ayarlarına bağlıdır.
Yetkili değerlendirmesi
Hesap planı ve muhasebe politikaları işletmeye özgüdür. Vergi, beyan ve mevzuat uygulamaları şirketin yetkili muhasebe uzmanı ve mali müşaviri tarafından doğrulanmalıdır.
Genel muhasebe hakkında sık sorulanlar
Genel muhasebe hangi kayıtları bir araya getirir?
İşletmenin kayıt politikasına göre alt sistemlerden aktarılan ve yetkili kişilerce girilen muhasebe fişlerini hesap planında toplar. Fişlerin kaynak belge ve dönem bağlantısının korunması gerekir.
Otomatik aktarılan fişler ayrıca kontrol edilmeli mi?
Evet. Kaynak belgenin, hesap eşlemesinin, tarih/dönem bilgisinin ve tekrar aktarım riskinin kontrol edilmesi gerekir. Otomatik aktarım veri girişini azaltabilir; muhasebe değerlendirmesi ve onay sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
Hesap planı nasıl düzenlenmeli?
İşletmenin finansal raporlama ve yönetim ihtiyaçlarına cevap verecek hiyerarşi kurulmalı; hesap kodları, alt hesaplar ve ek analiz boyutları tutarlı tanımlanmalıdır. Yapı, sorumlu muhasebe ekibi ve mali müşavirle kararlaştırılmalıdır.
Mali dönem ne zaman kapatılmalı?
Dönem kapama takvimi ve yetkisi işletmenin süreçlerine göre belirlenir. Kapatmadan önce bekleyen fiş, entegrasyon, mutabakat ve gerekli incelemeler tamamlanmalı; sonradan yapılacak düzeltmeler izlenebilir onayla kaydedilmelidir.