01
Sipariş
Ne, ne kadar ve hangi koşulla alınacak veya satılacak?
ERP Rehberleri
Ticari belge akışı
Fatura ve İrsaliye Süreçleri Nasıl Yönetilir?
Sipariş, sevkiyat, irsaliye ve fatura aynı ticari işlemin farklı aşamalarını kaydeder. Belgeleri birbirine bağlamak; neyin sipariş edildiğini, neyin sevk edildiğini, neyin teslim alındığını ve neyin faturaya dönüştüğünü izlemeyi sağlar.
İşlem zinciri
Belge akışının halkalarını birbirine bağlayın
Akış her işletmede aynı sırada ilerlemeyebilir. Amaç, belgeleri fiilî işlem ve birbirleriyle doğru ilişkilendirmektir.
02
İrsaliye / sevk
Hangi miktar, hangi tarihte ve hangi depodan hareket etti?
03
Fatura
Hangi ticari işlem ve miktar için bedel kayda alındı?
04
Mal kabul / teslim
Fiilen teslim alınan veya teslim edilen miktar ne oldu?
Belge türü
İrsaliye hareketi, fatura ticari bedeli açıklar
Lojistik kayıt
İrsaliye
Sevk edilen veya teslim alınan ürün ve miktarın, çıkış/varış bilgisi ve işlem tarihiyle kaydını tutar. Depo hareketi ve sipariş bakiyesiyle ilişkilendirilmelidir.
- Sevk eden/teslim alan taraf
- Fiilî miktar ve depo
- Bağlı sipariş ve sevk bilgisi
Ticari kayıt
Fatura
Satış veya alış işleminin fiyat, iskonto, vergi ve ödeme koşullarını ilgili cari hesaba kaydeder. Dayanak sipariş ve irsaliyeyle bağ kurularak miktar ve tutar kontrolü yapılır.
- Müşteri/tedarikçi cari hesabı
- Fiyat, para birimi ve ödeme şartı
- İlgili sipariş ve irsaliye kayıtları
Belgeyi tamamlamadan önce
Taraf, miktar ve kaynak bağlantısını kontrol edin
Belgenin doğru düzenlenmesi yalnızca başlık alanlarını doldurmak değildir. Kaynak sipariş ile fiilî sevkiyat ve fatura satırlarının aynı işlem kapsamını anlattığı doğrulanmalıdır.
Taraf ve adres
Cari hesap, fatura adresi, sevk adresi ve teslim alacak tarafı doğrulayın.
Belge kapsamı
Sipariş satırlarının doğru belgeye ve doğru teslimata bağlandığını kontrol edin.
Miktar ve birim
Sipariş, sevk, mal kabul ve fatura miktarlarını; ölçü birimi dönüşümleriyle karşılaştırın.
Fiyat ve koşullar
Birim fiyat, iskonto, para birimi ve ödeme koşulunun onaylı işlemle uyumunu gözden geçirin.
Kısmi sevk senaryosu
Tek sipariş, birden fazla sevkiyat ve fatura olabilir
Bir siparişin tüm miktarı tek seferde gönderilmediğinde, her sevkiyatın irsaliye ve fatura durumunu ayrı izleyin. Böylece ikinci teslimatta ilk sevkiyatın yeniden faturalanması veya kalan sipariş miktarının kapatılması önlenir.
100 adet
Onaylanan sipariş miktarı
60 adet
İlk sevkiyat ve ona bağlı fatura
40 adet
İkinci sevkiyat ve fatura için bekler
İstisna yönetimi
İptal, iade ve miktar farklarını belge zincirinde tutun
Eksik veya fazla sevk
Beklenen ve fiilî miktar farkını kaydedin; sipariş bakiyesini ve sonraki teslimatı doğru güncelleyin.
İrsaliye sonrası faturalama
Faturaya alınan irsaliyeleri seçin ve fatura durumlarını işleyin; faturalanmamış miktarı görünür bırakın.
İptal veya iade
Düzeltmeyi asıl belgeye bağlayın; onay, gerekçe, stok ve cari etkilerinin izini koruyun.
Elektronik belge akışı
e-Belge durumunu da işlem zincirine ekleyin
Elektronik belge gönderimi, alıcı yanıtı ve durum mesajları ilgili ticari kayıtla ilişkilendirilmelidir. Belge türü, entegratör kapsamı ve işletme yükümlülükleri işlem türüne ve yürürlükteki kurallara bağlı olabilir; uygulamadan önce güncel resmî gereklilikleri ve kullanılan hizmet kapsamını doğrulayın. Bu rehber yasal danışmanlık veya güncel yükümlülük listesi sunmaz.
Fatura ve irsaliye hakkında sık sorulanlar
İrsaliye ile fatura arasındaki fark nedir?
İrsaliye sevk veya teslim hareketinin hangi ürün ve miktarlarla gerçekleştiğini izler. Fatura ise ticari işlem için bedel ve ilgili hesap bilgilerini kaydeder. İşletmenin akışına göre bağlantılı hazırlanabilirler; bir belge diğerinin yerine geçtiği varsayılmamalıdır.
Bir sipariş kısmi sevk edilirse nasıl ilerlenir?
Fiilen çıkan miktar için irsaliye oluşturun ve bu sevkiyatın fatura durumunu kaydedin. Siparişin kalan miktarını açık bırakıp sonraki sevkiyat ve faturalara aynı sipariş bağlantısını verin.
Birden fazla irsaliye tek faturada toplanabilir mi?
Bu, işlem türü, dönem ve işletmenin belge düzenine bağlıdır. Birleştirme yapılabiliyorsa faturada kapsanan irsaliyeler açıkça seçilmeli; her irsaliyenin fatura durumu ve kalan miktarı izlenmelidir.
İptal veya iade belgesi nasıl izlenir?
İptal/iade kaydını asıl sipariş, irsaliye veya faturaya bağlayın; nedenini, etkilenen miktarı ve onay durumunu saklayın. Böylece stok ve cari hareketler kaynak işlemle birlikte incelenebilir.