Finansal evrak takibi
Çek ve senetleri yalnızca vade tarihine göre listelemek yeterli değildir. Evrakın kimden alındığı veya kime verildiği, şu anda nerede bulunduğu, hangi işlemden geçtiği ve tahsilat/ödeme sonucunun cari hesaba işlenip işlenmediği birlikte izlenmelidir.
Portföy görünümü
Örnek adetlerdir. Portföy sayısı; evrak türü, para birimi ve vade aralığına göre filtrelenebilir.
İşlemin yönü
Her evrak kaydının işletmeye para girişi beklentisi mi, yoksa işletmeden para çıkışı yükümlülüğü mü getirdiği belli olmalıdır. Böylece yaklaşan tahsilat ile vadesi gelecek ödeme aynı listede karışmaz.
Gelen evrak
Alınan çek veya senet müşteri cari hesabına ve ilgili satış/ödeme kaydına bağlanır. Eldeki portföy, bankaya tahsil için verilenler, ciro edilenler ve sonuçlanmış evraklar birbirinden ayrılır.
Giden evrak
Verilen çek veya senet tedarikçi cari hesabına ve ilgili borç/ödeme kaydına bağlanır. Hazırlanan, teslim edilen, bankadan çıkan veya sonuçlanan evrak statüleri tarih ve sorumlularıyla izlenir.
Durum geçmişi
Her durum değişikliği, evrakın el değiştirmesi veya bankaya verilmesi tarihli bir işlem olarak kaydedilmelidir. Son durum kadar önceki konum ve işlemler de gerektiğinde görülebilmelidir.
Evrak türü, numarası, düzenleyen/keşideci, ilgili cari hesap, tutar, para birimi ve vade kaydedilir.
Evrakın kimde, hangi portföyde, bankada veya güvenli saklama alanında olduğu izlenir.
Bankaya tahsilata verme, ciro, teminat, ödeme veya iade hareketi tarih ve belge referansıyla eklenir.
Tahsil, ödeme, iade veya karşılıksız kalma gibi sonuç işletmenin yetkili sürecine göre kaydedilir; evrakın son durumu güncellenir.
Evrak kaydı
Portföyü yalnız vade sırasına koymak yerine, evrakın kiminle ilişkili olduğunu, hangi bankada bulunduğunu, hangi işlem için beklediğini ve sorumlusunu aynı görünümde izleyin.
Çek/senet türü, seri veya evrak numarası ve kayıt tarihi.
Müşteri/tedarikçi, cari hesap, tutar ve işlem para birimi.
Vade tarihi, bankaya teslim bilgisi, şube ve varsa tahsilat referansı.
Evrakın fiziksel veya dijital konumu, teslim alan kişi ve sonraki işlem sorumlusu.
Vade ve nakit planlama görünümü
Günlük/haftalık görünümde vadesi yaklaşan evrak ile vade tarihi geçmiş olsa da tahsilat veya ödeme sonucu kaydedilmemiş evrak farklı statülerde gösterilmelidir. Böylece tarihin geçmesi yanlışlıkla kapanış gibi görünmez.
Önümüzdeki tarihlerde işlem gerektirecek evraklar.
Bankada, teminatta veya karşı tarafta bulunan; sonucu henüz kaydedilmemiş evraklar.
Tarihi geçmiş olmakla birlikte tahsil/ödeme veya iade sonucu bekleyen kayıtlar.
Evrak hareketi ile cari hesap ve banka kayıtları arasındaki referansı koruyun. Aynı tutarı hem tahsilat hem banka hareketi olarak iki kez işleme riskini kontrol edin.
Fiziksel evrakın yeri ve teslim zinciri kayıtlı olsun. Hassas numara ve hesap bilgilerini yalnızca görev gereği erişmesi gereken kullanıcılarla paylaşın.
Yazılımda görünen durum operasyonel kayıt içindir. İbraz, protesto, geçerlilik veya başvuru süreleri gibi hukuki konular için bankanızdan ve yetkili hukuk/mali müşavir danışmanınızdan güncel bilgi alın.
Alınan evrak müşteriden tahsilat beklentisini, verilen evrak ise işletmenin ödeme yükümlülüğünü temsil eder. Portföy, banka ve cari hesap bağlantıları ile raporlamaları farklı olduğundan yönü ve sahibi kayıtta açık olmalıdır.
Hayır. Bankaya teslim bir ara durumdur. Tahsil veya ödeme teyidi, iade/ret sonucu ve cari hesaba yansıması kaydedilene kadar evrak açık işlem olarak izlenmelidir.
Vade tarihi tek başına tahsil veya ödeme gerçekleştiğini göstermez. Gerçek sonuç teyit edilip kayıt altına alınana kadar evrakın durumu açık kalmalıdır. Hukuki işlem ve süreler için işletmenin yetkili hukuk/finans uzmanına danışılmalıdır.
Evrak tutarı ve işlem para birimi ayrı tutulmalı; varsa yerel para karşılığı, kullanılan kur ve değerleme tarihi de izlenebilir olmalıdır. Farklı para birimlerindeki tutarları tek toplam olarak değerlendirmeyin.
Bu konuyla ilişkili rehberleri, ürünleri ve kaynakları inceleyin.
Müşteri ve tedarikçi kartlarını, borç-alacak hareketlerini, tahsilatları ve vadeleri izlenebilir biçimde yönetin.
ERP RehberleriÇalışan, operasyon ve onaylı üretim miktarı kayıtlarını eşleştirerek parça başı iş sonuçlarını izleyin.
ERP RehberleriMüşteri siparişlerini onay, termin, fiyat, rezerv ve sevkiyat adımlarıyla düzenli biçimde yönetin.
