Bir ERP yatırımı, bir KOBİ'nin geleceğine yaptığı en stratejik hamlelerden biridir. Verimlilik artışı, maliyet kontrolü, anlık veri ile doğru kararlar... Vaatler büyüleyici. Ancak istatistikler gösteriyor ki, ERP projelerinin önemli bir kısmı ya bütçeyi ve takvimi aşıyor ya da hedeflenen faydayı tam olarak sağlayamıyor. Peki neden?
Sorun genellikle yazılımın kendisinde değil, proje yönetimi sırasında düşülen öngörülebilir tuzaklarda gizlidir. Yılların tecrübesiyle, KOBİ'lerin bu zorlu yolda en sık tökezlediği 7 kritik hatayı ve doğru bir iş ortağıyla bu hatalardan nasıl kaçınılacağını sizin için derledik.
Hata #1: Projeyi Sadece BT Departmanına Yıkmak
En yaygın ve en tehlikeli yanılgı budur. ERP, bir "bilgisayar programı kurma" projesi değil, şirketin tüm iş yapış şeklini yeniden düzenleyen bir "iş dönüşümü" projesidir. Proje liderliği sadece BT departmanına bırakıldığında, süreçler teknik kalır ve diğer departmanların ihtiyaçları göz ardı edilir. Sonuç? Kimsenin benimsemediği, "BT'nin yeni oyuncağı" olarak görülen bir sistem.
Korgün Yaklaşımı: Biz projeye, tüm departmanlardan anahtar kullanıcıların ve üst yönetimin dahil olduğu bir "Proje Başlangıç Toplantısı" ile başlarız. Korgün ERP proje metodolojisi, projenin sahibinin BT değil, doğrudan işletmenin kendisi olmasını sağlar. Danışmanlarımız, teknik bir kurulum yapmak yerine, iş süreçlerinizi iyileştirecek bir dönüşüme liderlik eder.
Hata #2: "Eski Sistemdeki Her Şeyin Aynısı Olsun" Israrı
Yıllardır kullanılan Excel tablolarını, eski programdaki verimsiz ama alışılmış bir raporu yeni ERP sisteminde birebir kopyalamaya çalışmak, pahalı bir spor arabayı sadece markete gitmek için kullanmaya benzer. Amacınız eski ve verimsiz alışkanlıkları yeni sisteme taşımak değil, daha iyi ve standart süreçlere adapte olmaktır.
Bu ısrar, genellikle özel yazılım taleplerine yol açar ve hem proje maliyetini hem de süresini artırır.
Korgün Yaklaşımı: Korgün ERP, 30 yılı aşkın süredir farklı sektörlerden yüzlerce firmanın tecrübesiyle geliştirilmiş, kanıtlanmış iş akışları ve "en iyi iş pratikleri" üzerine kurulmuştur. Analiz sürecinde danışmanlarımız, "Neden bu şekilde yapıyorsunuz?" diye sorarak mevcut alışkanlıklarınızı sorgular ve Korgün ERP'nin standart fonksiyonlarının işinizi nasıl daha verimli hale getireceğini gösterir. Böylece gereksiz özel yazılımlardan kaçınarak projeyi bütçesinde tutarız.
Hata #3: "Çöp Veriyi" Yeni Sisteme Taşımak
"Bizim müşteri listesi biraz dağınık", "Stok kodlarında tekrarlar var ama idare ediyoruz"... Bu cümleler, bir ERP projesinin temelini dinamitlemek gibidir. Yeni ve pırıl pırıl bir sisteme eski, hatalı ve tutarsız verileri aktarırsanız, alacağınız raporlar da çöp olacaktır. Kullanıcıların sisteme olan güveni en başından sarsılır.
Korgün Yaklaşımı: Proje planımızın en önemli adımlarından biri "Veri Hazırlığı ve Migrasyonu"dur. Canlıya geçişten önce, danışmanlarımız size özel veri şablonları sunar ve ana verilerinizin (müşteri, tedarikçi, ürün kartları vb.) nasıl temizlenip standart hale getirileceği konusunda rehberlik eder. Korgün ERP'nin esnek veri aktarım araçları sayesinde temiz ve tutarlı bir başlangıç yapmanızı garanti altına alırız.
Hata #4: Değişim Direncini Hafife Almak
İnsanlar alışkanlıklarını sever. Yıllardır aynı şekilde iş yapan bir çalışandan bir anda bambaşka bir ekranda, farklı adımlarla çalışmasını beklemek dirence yol açar. "Eski sistem daha kolaydı", "Bu çok karışık" gibi serzenişler, yetersiz eğitim ve iletişimsizliğin bir sonucudur.
Korgün Yaklaşımı: Değişim yönetiminin en önemli parçası eğitimdir. Korgün ERP, modern ve kullanıcı dostu arayüzleri ile öğrenmeyi kolaylaştırır. Proje planı dahilinde, her kullanıcı grubuna kendi görev alanlarına özel, uygulamalı eğitimler veririz. Ayrıca "anahtar kullanıcıları" sürece en başından dahil ederek, onların kendi departmanlarında birer "değişim elçisi" olmalarını sağlarız.
Hata #5: Sürekli "Aklıma Gelmişken..." Diyerek Kapsamı Genişletmek
Proje başladıktan sonra ortaya çıkan "Aklıma gelmişken şu raporu da eklesek?", "Keşke şöyle bir otomasyon da yapsak" gibi talepler masum görünse de, projenin zaman çizelgesini ve bütçesini sinsice baltalar. "Scope creep" (kapsam kayması) olarak bilinen bu durum, projelerin bitmemesinin en önemli nedenlerindendir.
Korgün Yaklaşımı: Projenin en başında yapılan detaylı "Analiz ve Kapsam Belirleme" çalışması ile projenin sınırları net bir şekilde çizilir ve karşılıklı olarak onaylanır. Proje süresince ortaya çıkabilecek ek talepler ise "Değişiklik Talep Yönetimi" sürecimizle ele alınır. Böylece her talebin projeye olan zaman ve maliyet etkisi şeffaf bir şekilde değerlendirilir ve kontrolsüz büyümenin önüne geçilir.
Hata #6: Test Sürecini Aceleye Getirmek
Herkes bir an önce projenin bitmesini ve yeni sistemin kullanılmasını ister. Bu aceleyle test süreci genellikle yüzeysel geçilir. Sorunlar, tüm işlerin durma noktasına geldiği canlı kullanımın ilk haftasında patlak verir.
Korgün Yaklaşımı: "Kullanıcı Kabul Testleri (UAT)", proje planımızın vazgeçilmez bir parçasıdır. Danışmanlarımız, işletmenize özel test senaryoları hazırlar (örneğin, "siparişten tahsilata", "satınalmadan ödemeye" kadar tüm akışlar). Anahtar kullanıcılarınız, bu senaryoları Korgün ERP üzerinde gerçek verilerle test ederek sistemin beklentilerinizi tam olarak karşıladığından emin olur. Canlıya geçiş, ancak sizden "onay" aldıktan sonra yapılır.
Hata #7: Proje Bitince Desteğin de Bittiğini Sanmak
Canlıya geçiş, projenin sonu değil, yeni bir başlangıçtır. Kullanıcıların ilk haftalarda ve aylarda en çok desteğe ihtiyaç duyduğu bu dönemde yalnız bırakılması, projenin benimsenmesini engeller.
Korgün Yaklaşımı: Bizim için canlıya geçiş, uzun soluklu bir iş ortaklığının başlangıcıdır. Proje ekibimiz, canlıya geçişin ilk kritik günlerinde "yerinde destek" ile yanınızda olur. Sonrasında ise profesyonel "Destek ve Bakım Anlaşmalarımız" ile Korgün ERP'yi sorunsuz kullanmaya devam etmenizi sağlarız. Telefon, e-posta ve uzaktan bağlantı ile her zaman ulaşabileceğiniz bir destek ekibiniz olur.
Tuzaklardan Kaçınarak Başarıya Ulaşın
Gördüğünüz gibi, bir ERP projesindeki risklerin tamamı, doğru bir proje yönetimi ve tecrübeli bir iş ortağı ile yönetilebilir. Korgün Yazılım olarak biz, size sadece modüler ve esnek bir ERP yazılımı sunmuyoruz; aynı zamanda bu 7 kritik tuzağa düşmenizi engelleyen, kanıtlanmış bir proje metodolojisi ve danışmanlık hizmeti vaat ediyoruz. Amacımız, yatırımınızın karşılığını en kısa sürede ve eksiksiz bir şekilde almanızı sağlamaktır.