Bir ERP projesinin ilk 30 günü programın bütün şirkete kurulup hemen canlı kullanıma açıldığı dönem değildir. İlk ayın asıl amacı; proje ekibini kurmak, işletmenin mevcut işleyişini anlamak, kapsamı netleştirmek, veriyi hazırlamak ve sonraki aşamaların hangi sırayla ilerleyeceğini karara bağlamaktır. Bu temel doğru kurulmazsa proje ilerledikçe değişiklik talepleri, veri sorunları ve sorumluluk belirsizlikleri büyür.
30 gün her ERP projesinde aynı anlama gelmez
Aşağıdaki akış, üretim, stok, satış, satın alma ve finans süreçleri bulunan bir işletme için örnek başlangıç planıdır. Şube sayısı, kullanıcı sayısı, veri kalitesi, entegrasyonlar, özel geliştirmeler ve proje kapsamı takvimi değiştirir. Küçük bir pilot uygulama ilk ayda kullanılabilir hale gelebilir; kapsamlı bir üretim ERP projesinde ise ilk 30 gün çoğunlukla analiz ve hazırlık dönemidir.
İlk ayın kısa özeti
Dört haftada kurulması gereken proje temeli
Ekip ve mevcut durum
Hedefler, sorumlular, süreç sahipleri ve mevcut sorunlar belirlenir.
Süreç ve kapsam
İş akışları incelenir, öncelikler ve ilk uygulama kapsamı netleştirilir.
Veri ve bağlantılar
Ana veriler, kod yapıları, aktarım kaynakları ve entegrasyonlar hazırlanır.
Doğrulama ve plan
Örnek akışlar gösterilir, açık kararlar kapanır ve sonraki aşama planlanır.
ERP Projesinin İlk 30 Günü: Adım Adım Plan
Proje başlangıcı
Hedefler, ekip ve karar yöntemi belirlenir
Başlangıç toplantısında projenin neden yapıldığı, hangi iş sonuçlarının beklendiği ve ilk kapsamın hangi bölümleri içerdiği konuşulur. Şirket içi proje yöneticisi, bölüm sorumluları, anahtar kullanıcılar, ERP danışmanları ve teknik sorumlular isim bazında belirlenir.
Bu aşamanın çıktısı
Proje hedefleri, görev dağılımı, toplantı düzeni, karar ve onay yöntemi ile ilk risk listesi.
Mevcut durum incelemesi
İşler bugün gerçekte nasıl yürüyor?
Yazılı prosedürlerin yanında sahadaki gerçek uygulama incelenir. Sipariş nasıl açılıyor, ürün kartını kim oluşturuyor, malzeme ihtiyacı nasıl bulunuyor, üretim bildirimi ne zaman yapılıyor, stok farkı nasıl kapatılıyor ve muhasebeye hangi bilgiler aktarılıyor sorularına somut cevap aranır.
E-posta, Excel, kâğıt form veya kişisel takip listeleri gibi sistem dışındaki kayıtlar da bu aşamada görünür hale getirilmelidir. Yalnızca yöneticilerle görüşmek yeterli değildir; işlemi yapan kullanıcıların masasında ve üretim alanında gözlem gerekir.
Bu aşamanın çıktısı
Mevcut süreç haritaları, kullanılan belge ve dosyalar, darboğazlar, tekrar eden işler ve kontrol boşlukları.
Süreç tasarımı ve kapsam
Nelerin değişeceği ve ilk aşamaya neyin gireceği kararlaştırılır
Mevcut sorunların hangisinin ERP ayarıyla, hangisinin iş kuralı değişikliğiyle, hangisinin veri temizliği veya entegrasyonla çözüleceği ayrıştırılır. Her istek ilk aşamaya alınmaz. Yasal zorunluluk, operasyonun devamlılığı, müşteri etkisi ve ölçülebilir fayda dikkate alınarak öncelik verilir.
- İlk canlı kullanım kapsamına girecek şirket, şube, depo ve bölümler
- Kullanılacak modüller ve temel iş akışları
- Standart uygulamayla karşılanacak ihtiyaçlar
- Ek çalışma, rapor veya entegrasyon gerektiren maddeler
- İlk aşama dışında bırakılacak ve sonraya planlanacak talepler
Bu aşamanın çıktısı
Onaylı proje kapsamı, öncelik listesi, hedef süreç kararları ve kapsam dışı talepler.
Veri hazırlığı
Eski sistemdeki kayıtlar taşınmadan önce temizlenir
Müşteri, tedarikçi, ürün, malzeme, birim, depo, fiyat, muhasebe kodu ve açık işlem verileri kaynak sistemlerden çıkarılır. Aynı ürüne ait tekrar kartlar, eksik vergi bilgileri, tutarsız ölçü birimleri, kullanılmayan kodlar ve açıklamasız stoklar tespit edilir.
Bu çalışma yalnızca bilgi işlem ekibine bırakılamaz. Ürün kartını üretim veya planlama, müşteri bilgisini satış, muhasebe kodlarını finans gibi verinin gerçek sahibi doğrulamalıdır.
Bu aşamanın çıktısı
Veri envanteri, yeni kodlama kuralları, temizleme sorumluları, aktarım şablonları ve ilk örnek veri dosyaları.
Örnek kurulum ve doğrulama
Kararlar örnek bir iş akışı üzerinde sınanır
Proje kapsamına göre test ortamında temel şirket, depo, kullanıcı, yetki ve iş akışı ayarları hazırlanabilir. Amaç bütün sistemi tamamlamak değil; kritik kararların gerçek bir örnek üzerinde doğru anlaşıldığını göstermektir. Örneğin bir satış siparişinin üretim ihtiyacına, malzeme planına ve sevkiyata nasıl ilerleyeceği anahtar kullanıcılarla birlikte gözden geçirilir.
Bu aşamanın çıktısı
Örnek işlem akışları, ilk yetki yaklaşımı, test senaryoları, açık sorular ve düzeltilmesi gereken kararlar.
İlk ay değerlendirmesi
Kararlar kapatılır ve uygulama takvimi güncellenir
İlk ay sonunda tamamlanan çalışmalar, bekleyen kararlar ve proje riskleri yönetimle paylaşılır. Veri hazırlığı, yapılandırma, entegrasyon, test, eğitim, pilot kullanım ve canlıya geçiş için sorumlular ile hedef tarihler güncellenir. Projenin mevcut hızı ve şirket içi katılım düzeyi gerçekçi biçimde değerlendirilir.
Bu aşamanın çıktısı
İlk ay durum raporu, açık karar listesi, güncel riskler, ayrıntılı uygulama takvimi ve bir sonraki dönem hedefleri.
İlk ayın karar akışı
Görüşmeler nasıl uygulanabilir proje planına dönüşür?
Toplanan bilgi
- Sahadaki gerçek iş akışları
- Formlar, dosyalar ve ana veriler
- Darboğazlar ve kullanıcı ihtiyaçları
Proje kararları
- Kapsam ve uygulama önceliği
- Kod, yetki ve veri standartları
- Sorumlular ve entegrasyonlar
İlk ay çıktıları
- Onaylı kapsam ve süreç haritası
- Veri, test ve risk listeleri
- Sorumlusu belli uygulama takvimi
İlk 30 Günün Sonunda Elinizde Ne Olmalı?
Mevcut ve hedef süreç haritası
Siparişten tahsilata, satın almadan ödemeye veya üretim emrinden mamul girişine kadar kritik akışların kim tarafından yürütüldüğü açıklanmış olmalı.
Onaylanmış kapsam ve öncelik
İlk aşamada hangi modül, şirket, depo ve sürecin uygulanacağı; hangi taleplerin sonraya bırakıldığı yazılı olmalı.
Veri hazırlama ve aktarım planı
Hangi verinin nereden alınacağı, kim tarafından temizleneceği, hangi kod yapısına dönüştürüleceği ve ne zaman deneme aktarımı yapılacağı belli olmalı.
Sorumlusu belli uygulama takvimi
Yapılandırma, entegrasyon, test, eğitim, pilot ve canlıya geçiş adımlarının tarihleri kadar şirket içindeki sorumluları da tanımlanmış olmalı.
Risk ve açık karar listesi
Temizlenmemiş veri, geciken entegrasyon bilgisi, sorumlusu olmayan süreç ve kararsız kalan iş kuralları görünür şekilde izlenmeli.
Test ve kabul ölçütleri
Bir sürecin “tamamlandı” kabul edilmesi için hangi işlem senaryolarının kim tarafından ve hangi sonuçla test edileceği tanımlanmalı.
İlk Ayda Kim Hangi Sorumluluğu Alır?
Hedef, kapsam ve öncelik kararlarını verir; bölüm çatışmalarını çözer ve gerekli kaynakları ayırır.
Toplantıları, kararları, görevleri ve şirket içi katılımı takip eder; gecikmeleri görünür hale getirir.
Mevcut işleyişi anlatır, hedef süreci doğrular, veriyi temizler ve test senaryolarını çalıştırır.
İhtiyaçları sistem özellikleriyle eşleştirir, süreç önerilerini sunar, kararları yapılandırma ve test planına dönüştürür.
Teknik altyapı, kullanıcı erişimi, veri kaynakları, güvenlik, yedekleme ve entegrasyon bağlantılarını hazırlar.
İlk 30 Günde Beklenmemesi Gerekenler
Kapsamlı bir ERP projesinde ilk ayın sonunda bütün modüllerin tamamlanması, geçmişteki tüm verinin hatasız aktarılması, bütün kullanıcıların eğitilmesi ve şirketin doğrudan canlı kullanıma geçmesi çoğu zaman gerçekçi değildir. Hızlı başlamak ile hazırlıksız başlamak aynı şey değildir. İlk ayda alınması gereken en önemli sonuç, projenin neyi, kimle, hangi veriyle ve hangi sırayla yapacağının belirsizlikten çıkarılmasıdır.
Projenin Daha İlk Ayda Zorlanacağını Gösteren İşaretler
Toplantılara karar verecek kişiler katılmıyor
Aynı konular tekrar tekrar açılıyor ve danışman ekip uygulama kararı bekliyor.
Her talep “ilk canlıya geçişe” ekleniyor
Öncelik sırası kurulmadığı için süre, test yükü ve proje riski kontrolsüz büyüyor.
Veri sahipliği bilgi işleme bırakılıyor
Teknik olarak taşınabilen fakat iş açısından yanlış kayıtlar yeni sisteme aktarılmaya hazırlanıyor.
Mevcut süreç anlatılmadan ekran talep ediliyor
Sorunun kaynağı anlaşılmadan eski sistemin aynısını yeni yazılımda kurma riski doğuyor.
Anahtar kullanıcıların zamanı ayrılmıyor
Analiz, veri temizliği ve test görevleri günlük işlerin arkasında kalıyor.
Kararlar yazılı olarak takip edilmiyor
Kimin neyi onayladığı belirsizleşiyor ve proje ilerledikçe aynı kararlar değişiyor.
ERP geçişlerinde sık yapılan kapsam, veri, kullanıcı katılımı ve test hatalarını ERP projesindeki 7 kritik hata yazısında; yazılım seçiminden önce değerlendirilmesi gereken ölçütleri ise ERP programı seçim rehberinde inceleyebilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
ERP projesi 30 günde tamamlanır mı?
Proje çok dar ve hazır bir pilot kapsamdan oluşmuyorsa bütün ERP uygulamasının 30 günde tamamlanması beklenmemelidir. İlk ay çoğunlukla ekip, analiz, kapsam, veri ve uygulama planının kurulmasına ayrılır.
ERP projesine önce hangi bölümden başlanır?
Tek bir doğru başlangıç bölümü yoktur. Sipariş, stok, üretim ve finans arasındaki bağlantılar incelenerek işletmenin en kritik ve diğer süreçleri besleyen akışı seçilmelidir.
Anahtar kullanıcı kim olmalı?
Bölümün günlük işlemlerini bilen, istisnaları açıklayabilen, kararları uygulayabilen ve test için düzenli zaman ayırabilecek kişiler anahtar kullanıcı olarak seçilmelidir. Yalnızca yönetici unvanı yeterli değildir.
Eski sistemdeki bütün veriler yeni ERP'ye taşınmalı mı?
Hayır. Yasal saklama, raporlama ve operasyon ihtiyacı değerlendirilerek hangi geçmiş verinin aktarılacağı belirlenmelidir. Kullanılmayan ve doğrulanamayan kayıtların yeni sisteme taşınması veri kalitesini düşürür.
ERP projesine yazılım ekranından önce süreçle başlayın
Korgün'ün ERP süreç analizi ve danışmanlık yaklaşımı; üretim, stok, satış, satın alma, finans ve raporlama akışlarının uygulama öncesinde incelenmesine odaklanır. İşletmeniz için hangi çözüm yolunun uygun olduğunu ön değerlendirmeyle görmek isterseniz ERP çözüm rehberini kullanabilirsiniz.
ERP'nin uygulama, veri hazırlığı, test, eğitim ve canlıya geçiş aşamalarının genel çerçevesi ERP projesi nasıl uygulanır? bölümünde açıklanmaktadır.
ERP projesine hazırlık
İlk 30 gününüz için gerçekçi bir yol haritası oluşturun
Mevcut süreçlerinizi, veri kaynaklarınızı, proje önceliklerinizi ve şirket içi sorumluları birlikte değerlendirerek uygulama başlamadan önce belirsizlikleri azaltın.